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商: 商智謀略 黃: SAP 香港董事總經理黃家偉 江: SAP 香港企業移動方案企業市場拓展總監江偉文 馮: Xynergy公司首席科技總監馮偉聰  

21 世紀的 ERP 軟體方案

商: ERP 軟體方案在市場存在已久,踏入 21 世紀,SAP 公司認為 有什麼趨勢值得企業注意及作出改變? 黃: 我們留意到過去兩年平板電腦及智能手機正在逐步取代 PC,因 此員工更期望移動辦公,本質上 ERP 軟體的功能沒有太大改變, 主要是存取的方式要能隨時隨地進行,對於行政人員而言,即 使他們正在出差,也可以即時知道整間公司的運作狀況及作出 決策,特別是能加快工作流程中的審批時間。以我手上安裝在 iPad 的移動 ERP 方案為例,銷售人員可以看見過去 3 個月有幾 多銷售線索 (Sales Leads),舉例有 40 個,當我按下去時,銷售 管道 (Sales Pipeline) 圖表便會顯示有關的聯絡人資料,銷售金 額及進度細節。

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馮: 以我們一個建築行業客戶為例,老闆很少會返回 PC 上審批採 購,通過 App,他可以了解每張採購單的金額及內容,由於金 額經常超過百萬元,例如水泥砂石,建築設備等,老闆必須小心 審批。

江: 為了方便用戶,SAP 可以在一個門戶 (Portal) 內顯示所有的 App,免卻用戶需要打開太多獨立的 App 工作,由於用戶要求 使用者界面設計要美觀,因此我們已加入 3D 動畫的立體顯示功 能,例如工程師要外出進行維修,現在不必攜帶很厚的手冊,只 要打開 iPad,便可以按視頻說明完成維修工作。另外,我們已 加入分析功能,方便老闆通過移動 App 了解各部門的業務績效 指標 (KPI)。

馮: 我可以補充一點,有一位零售業的老闆告訴我他最關心的資料是 每家分店的貢獻報表 (Contribution Report),表現好的會擴大, 表現差的會關閉,我們已經將這個報表功能放到移動 App 裡, 令老闆外出時,亦對業務瞭如指掌。移動 App 實際上已改變公 司內部工作流程,實地工作者 (Field worker) 能透過個人隨身裝 置實時、快速地找到工作上所需要的文件及資訊,無需要倚靠其 他行政 (Administration) 部門,節省人手。

迎接 BYOD 的挑戰

商: 面對不可抗拒的 BYOD 發展趨勢,企業應如何迎接挑戰? 江: 過往大部分用戶都是以 iOS 為主,但近年來由於 Android 裝 置價錢更具競爭力,特別是中國的企業會優先開發 Android 的 App。過往企業會為行政人員提供 iPhone 或 iPad,通常公司會 通過移動裝置管理 (Mobile Device Management, MDM) 來進 行安全控管,防止因裝置遺失導致資料外洩。不過近年來大型企 業的員工多數會自帶設備上班,公司會開發移動 App 給他們自 行安裝,但因為公司不能控制員工手機的設定,所以會改為以應 用管理來作為資料存取管制,即使員工遺失裝置,公司只會刪除 App 部分的資料。

無間合作助客戶取勝

商: SAP 與 Xynergy 各自有什麼優點?令移動 ERP 方案能部署成 功?

馮: SAP 一直專注技術開發,ERP 軟體功能不斷推陳出新,產品全 面而強大,與 SAP 合作能給予客戶極大信心。我們會按照客 戶要求為他們度身訂造移動 ERP 方案,全程監督工程的施工, 提供用戶培訓及處理組織變更管理 (Organizational Change Management, OCM),令用戶更易接受。

黃: SAP 的 ERP 軟體方案已經由傳統的製造業延伸至十多個不同行 業,包括醫療護理、化學、礦業、石油等等,功能模組由採購、 銷售、庫存至財務管理應有盡有,技術方面更是領先對手。客 戶使用我們方案的最大好處是可以獲得該行業的最佳實踐 (Best Practices),例如我們為銀行客戶提供 ERP 系統,協助他們更快 將金融產品推出市場,而我們會通過業務夥伴向客戶傳授有關的 行業知識。

馮: Xynergy 公司的員工在 ERP 軟體市場已經有超過 20 年以上經 驗,我們的客戶包括建築、建材、土木工程、電子及機械、物流 及零售行業等。 不同行業對 ERP 軟體的 KPI 要求 也不相同,想獲 取的資料也不一 樣,因為我們擁 有豐富的實戰經 驗,才能獲得客 戶信任。基本上, 我們所有的顧問 都擁有 SAP 認證 工程師資歷,而 每個項目所需的 工程師由 5 人至 20 人不等,視乎 項目規模的大小 而定。

移動 ERP 軟體的部署考慮

商: 不同行業在部署移動 ERP 軟體時有什麼共同的考慮? 黃: 根據我們的經驗,大部分都是管理層先考慮應用移動 ERP 軟體, 因為他們往往是最早一批使用先進設備的人士,然而假如公司沒 有保安政策,使用移動裝置辦公將隱藏巨大風險,SAP 公司在 裝置及應用管理方面會充分考慮到如何保護公司資料,因為我 們不可能因為老闆遺失手機而將整個 ERP 系統更換。另一個需 要經常使用移動裝置的是前線員工,以零售業為例,以前可能需 要專用的條碼掃瞄器或 POS,現在只需在智能手機加上 App, 便可以有同等功能,既省錢又方便,而這類應用對安全要求會較 低。

江: 裝置的多樣性是部署移動 ERP 軟體時需要考慮的,除了 iOS 及 Android App 的開發優先次序,可能還要考慮是否支持 Windows Phone 及 Blackberry。目前有些公司仍然逃避移動 應用,但員工總會想辦法繞過公司來移動辦公,如果公司不提供 解決方案及制定長遠管理政策,只會增加資料外洩風險。

馮: 以我們的客戶為例,管理層最大關注是裝置遺失的保安風險,特 別是有關流程審批工序,管理層既希望方便工作但又害怕發生意 外,我們會利用 SAP 的移動裝置管理作為控管工具,通常管理 層熟習後,才會下放給經理使用。另一個客戶是物流行業,他們 改用廉價的 Android 裝置取代較昂貴的倉存管理裝置,功能更 加強大,而且更易用,安全問題不大。與傳統軟體比較,用戶對 App 的美觀設計及觸控操作會有更高要求。

黃: 在電腦操作 ERP 軟體,用戶可以接受通過滑鼠及鍵盤進行 5 至 6 次動作以取得結果,但在手機上,最多只能忍受 1 至 2 次動 作,因為兩者的畫面外觀是截然不同,因此 SAP 花了很多的功 夫在 App 操作的改良上。對於 App 的數量,管理層通常只需要 1 至 2 個 Apps,例如銷售資料及管理報表,而經理們會按部門 職能需要選擇 Apps,一般用 3 個 Apps 已足夠。
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移動 ERP 軟體的成功關鍵

  商: 部署開發移動 ERP 軟體方案需時多 久?有什麼關鍵成 功因素?完成後有 什麼商業效益?
馮: 一般情況下,開發移動ERP軟體案需要 3 個月的時間,開發過程中需要用戶代表提供用戶要求,以及開發人員參與,而最大挑戰是在技術層面上,因為移動 ERP軟體的架構與傳統ERP 軟體是不一樣的,需要在用戶界面作出大幅改動。部署成功後,用戶反映投資回報很快實現,以採購審批 為例,審批延誤會令很多員工只能在公司呆坐,造成機會成本損 失,現在可以即時獲得解決。
黃: 一般情況下,ERP 軟體的牽涉到不同級別員工的應用,企業需要 成立一個督導委員會來審視各部門的移動 App 要求是否合理, 以及管理層有否特別功能要求,而企業文化會影響到 ERP 軟體 的使用成效,因為不是所有人都願意接受轉變,如果企業文化不 重視改進流程,單純將人手工序轉為電腦化並不會帶來生產力提 升。使用移動 App 可以縮短管理層的決策時間,加快回應市場 變化的速度,由於 SAP 擁有 HANA 技術,可以快速分析大數據 及提供有用的決策資料。

江: 根據前線員工的意見,使用移動 App 可以提升工作效率 20%, 原因是可以用更少時間解決問題,客戶滿意度也獲得提高。

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