引入ERP系統
富士高走向高端
富士高實業是港商轉型成功的例子,當智能手機未普及時,主力生產平價耳機,零八年高峰期年賺一點三八億元,但隨着愈來愈多內 地廠商加入生產,集團盈利急跌。「我們發現, 要轉營生產高端產品,除了在研發上着手,亦要依賴資訊科技,才能事半功倍。楊少聰透露,由集團自行研發的生產管理系統,早在二十多年前已採用,但當時所生產的項 目,電子成份較少,而且每個項目所用的物料約 為二十至三十個,容易應付。但當產品的複雜度增加時,原有的方案已不敷應用。「其實早在零三年,公司已蘊釀轉用更合適的方案以輔助生產,由於產品逐漸趨向高端,所 用的物料數量與品種不斷增加,而且每張訂單隨 時有變動,舊的系統已不能再支援,於是我們尋 找資訊科技公司協助,為公司進行分析,提供顧問服務。」但楊少聰坦言,那些資訊科技公司的顧問服務並未能為公司提供到所需答案,富士高該怎 樣從舊系統轉至新系統;或該用哪些系統作為日 後的支援;應該如何培訓員工,都沒有確切的答案。
優化生產流程
富士高主席楊志雄一直相信,要讓生產流程更順暢,更節省成本,舊有的系統已不合時宜, 必須作出更換,所以積極研究ERP方案,如何在 更換系統過程中暢順,以及哪類型ERP方是最適合公司。楊少聰解釋,舊有的生產管理系統是按公司業務不斷變化慢慢增加功能,原先沒有考慮到一 些要求,於是變相有不同的方案充斥,但彼此又 不能融會貫通,沒有整合性,一旦物料編號改變 時,根本不能跟進,但SAP的ERP方案卻可以解決這問題。「事實上,在過往的生產流程中,有不少仍存有紙張化情況,即手寫紀錄,這些沒有存於電 腦內的數據,令到在生產過程中增加了難度,但 SAP的ERP方案優化整個生產流程,令到過程整合。」
即時數據分析
楊少聰指出,未有ERP前,按照客戶預測備料都是人手計算,為了節省人力資源,一開始便 訂購所有原料,以致倉庫空間缺乏。由於沒有記 載在電腦上,隨時忘記了先前究竟買入了甚麼原 料,也不能準確計算應在何時將原料生產為半製成品,由此浪費了不少原料,甚至需要撇賬。「訂單數目隨時更改,需要有系統作出即時分析,尤其現在的客戶會給予三個月至半年的市 場預測,但不會有任何承諾,直下生產前一星期 才會確定訂單數目,而ERP便可以準確計算出購 買原料的數量,並且能有即時數據作參考。對後 勤部門來說,新系統可隨時收集數據,更方便工 作。如財務部過去做年結要數星期,現在幾天便完成。」
有了ERP後,各子公司均可以透過系統即時知悉生產情況,知道每項物料的狀態,每個流程 也一清二楚,例如某些半製成品的報廢 ,由舊 系統時代的百分之十,下降至採用ERP,只有百 分之一,從這個表現,已肯定了ERP的重要性。 「以前日常用的膠水不入系統,不夠就訂貨,用 了ERP系統後,所有用料也要入倉核數,便發現了問題所在,從而加以善。」
客戶更有合作信心
ERP系統可以令訂單、生產、庫存、財務一環扣一環,加強管理透明度,從而降低成本,但 在過度期,員工需要忍耐學習,從而熟悉操作。 楊少聰表示,在這「痛苦期」,幸好有Xynergy的協助,為員工安排合適的培訓,公司且採用各種獎賞,鼓勵及推動,才促成這個轉變。「實行ERP,可說是公司近年最重要的項目,從去年至今的十四個月時間,看到員工的投入度,證明當初的堅持是正確。」楊少聰稱,當員工熟悉了舊有的一套時,要他學習新系統,自然有抗拒的情緒,於是他要求 由指定員工負責,成了立了一個七十多人的臨時 項目隊伍,並由高層員工擔任委員會成員,內部 外部均設有項目經理。當員工見到公司如此重視ERP,便明白當中的重要性。另一方面,安排了各類型培訓課程,不斷鼓勵員工克服問題,富士高又設定獎金及旅行來表揚員工達到某一個階段。「上線前是學習理論,但現在是要正式使用,在最初的三個月最為困難,半年後便逐漸穩 定下來。」他認為引入ERP系統,前線員工要守 的規矩多了,有反應也屬正常。但他明白,不斷 提醒員工關於舊系統的缺點及新系統的優勢,引 導他們從遠處着眼,現在的辛苦,反而方便了未來,員工都會落力學習。
採用ERP的另一個優勢,是讓富士高的聲譽更隆。隨着所合作的客戶均為世界級,公司的 生產流程有必要運用具標準化的系統,當客戶得 悉富士高採用SAP的ERP時,更放心委託生產; 更有客戶要求進行數據交換,引證了ERP的可靠性。