善用SAP EC&O
XYNERGY及DHK攜手成功推行SAP ERP
香港寶嘉建築(DHK)在香港成立逾50年, 提供工程設計,建造、融資及營運服務, 成就多項大型建設項目,過往如香港會議展覽中 心擴建及長青隧道。正進行的工程項目有港珠澳 大橋香港接線及屯門至赤鱲角連接路—北面連接 路海底隧道段。
該公司高級會計經理李愷彥(Gordon)透 露,每一項工程均相當繁複,涉及的層面廣闊, 就以原料為例,種類以萬計,從採購、落單、運 送,便需要精密的計算,否則會浪費了資源。 「所以更需要全面的系統作輔助,可以對數據 進行分析,製作財務報表及成本核算,而SAP的 EC&O正好協助我們化繁為簡。」
監控成本核算
SAP EC&O方案的出現,主要是SAP與Bouygues Construction在完成合作後再衍生的方案。Bouygues Construction在2005年已開始 着手籌備採用,經過4年時間的分析,令方案更為完備,於2009年成為法國第一間採用的公司, 及至2011年,DHK成為第三間使用的海外分公司。
於預計限期及成本內完成工程項目,是每個 承辦商的首要考慮。DHK會為每一項工程成立小組,負責成本控制。除了要計算原料的費用外, 也要監察工程的進度,避免延期。
「由於工程會投入大量人員,又需與大量供應商及外判商溝通,時刻要進行控管及數據分析,故此極需要可靠的系統。法國總公司在2009年起正式使用EC&O方案,但要適合DHK的使用,便要進行微調,以符合DHK的需要,過程需與法國總公司進行研討。憑藉豐富經驗及專業態度,Xynergy 於這過渡期扮演了重要的角色,方案得以順利過渡採用。」
Gordon指出,工程的規模和涉及的金額日益龐大,舊系統未能作出全面分析,故總公司決定安排整個集團採用EC&O,以提高效率及完善分析。
用家意見正面
EC&O除了讓員工使用外,也會讓合作夥伴使用。Gordon解釋,用家的意見都非常正面, 普遍認為系統快捷方便,可以在短時間內輸入資料,系統亦會跟蹤每次改動。有了非常可靠的數據,裁剪適合各部門的報告就更易如反掌了。「這系統亦可以定出每位員工的流程及其權限, 例如在批出金額上有規定,系統會指出員工未有權限批出金額,必須經由主管決定。有了嚴謹的管理,員工會知道需要向那位主管要求批核,亦
有了清晰的方向。」
以往一個採購週期,由落單、收貨、收發貨單至付款,要用上70日時間;但隨着EC&O方案運用純熟後,加上自動對帳,一個採購週期縮短了30%,即使有突如其來的項目需要進行採購, 亦可應付。
半年適應期
現時DHK的員工或合作夥伴對EC&O方案已不陌生,但在應用初期,有部份員工感到不適應,例如要輸入一張採購單,便有數十個項目,對比以往手寫單據,確實繁瑣。要令員工了解及掌握新系統的操作及技巧,便有賴DHK及Xynergy的相互配合,而Xynergy所提供的支援及細心講解是成功的關鍵。
Xynergy在SAP的項目已有20多年經驗,以往曾協助不少建築公司順利運用EC&O方案,如香港一上市建材公司,故明白建築公司的需要,知道每一個建築項目所涉及的金額龐大,而建築公司要對開支有清晰了解,便需要有完備的系統作詳細分析。DHK的姊妹公司,過往曾找Xynergy協助,故彼此十分了解。Xynergy除了要協調EC&O方案能在DHK運用,更會負責為用家提供初次及其後的持續培訓。
Xynergy首席技術總監馮偉聰(Pixy)表示,在DHK採用EC&O方案之前半年,已加入該公司的項目團隊,共同制定流程,讓資料順利由舊系統轉至新系統。「使用EC&O方案的最初半年,亦會隨時為DHK的用家提供培訓,有需要更會到地盤親自講解,即時解決問題。」Xynergy的顧問團隊更親到DHK在新加坡的姊妹公司觀摩,了解使用上會遇到哪些問題,從而設計更適合DHK的系統參數。
Gordon稱,「於工程項目交接期間,我們需要在短時間內利用系統根據新組合從新調配。」EC&O能在短時間內建設及設置新項目, EC&O其中一項功能Work Breakdown Structure (WBS),從管理初期項目所需的簡單快捷到後期業績百億以上時的嚴謹,皆能適度調節處理。
對母公司來說,利用EC&O方案,可以對全球分公司更易掌握,只需簡單步驟,便知道各公司的營運情況;而EC&O更可管理工序流程,令不同部門的員工聚在一起,由系統指導方向。最重要是,可以簡化了後期數據分析的程序。